Entrega de malotes

12/02/2020

Logística
Sua empresa está utilizando a entrega de malote corretamente?

Uma operação logística pode permitir e, inclusive, envolver mais de um modelo de coleta e entrega. No entanto, em várias situações existirá um que se encaixa melhor nas demandas da sua empresa. A entrega de malote, por exemplo, tem diversas vantagens. Mas, você sabe se está utilizando essa modalidade da forma mais adequada? Será que também pode usá-la com eficácia em outras ocasiões?

Toda empresa precisa movimentar, com frequência, materiais, documentos, mercadorias e produtos entre suas próprias unidades e/ou entre sedes, filiais e clientes. Logo, por se tratar de um ciclo contínuo e frequente, é importante contar com uma gestão de movimentação física estratégica.

Isso significa focar em um planejamento e uma organização que assegurem a otimização do tempo e dos custos do transporte. Por isso, estudar e investir em métodos eficientes e sob medida para a sua empresa, como a entrega de malote, é fundamental para garantir o bom funcionamento da operação e, assim, o sucesso dos negócios.

Quer entender melhor o que é, como funciona e como utilizar esse modelo da forma mais vantajosa para a sua organização? Continue a leitura e anote as dicas que preparamos sobre a entrega de malote!

O que é e para que serve a entrega de malote?

Antigamente, era considerado malote o serviço de coleta, transporte e entrega de correspondências agrupadas. Ao longo dos anos, contudo, esse conceito se alargou e, hoje, a entrega de malote consiste na movimentação de pequenos volumes.

Na logística atual, o malote refere-se, portanto, a um ciclo frequente de coleta e entrega de itens de até 25 kg entre pontos fixos e programados. Para ilustrar, imagine, por exemplo, que a sua empresa necessita transferir um determinado insumo, toda quinta-feira, para uma de suas unidades. Em vez de, toda semana, ter que buscar um serviço de entregas para realizar a atividade, a entrega de malote pode ser programada e realizada regularmente por uma empresa especializada.

Nesse caso, a contratada fica responsável por coletar o malote em sua matriz, transportá-lo até a unidade de destino e, por fim, se for o caso, coletar o malote vazio referente à semana anterior. Dessa forma, cria-se uma programação contínua e um fluxo efetivo para esse deslocamento, de acordo, é evidente, com as necessidades de cada organização.

Vale dizer, porém, que esse exemplo é apenas uma demonstração simples do funcionamento da entrega de malote. A modalidade serve também para realizar movimentações muito mais amplas e complexas, envolvendo vários pontos de coleta e entrega e se expandindo para destinos externos, como clientes e parceiros, por exemplo.

Qual é a frequência ideal para a coleta e entrega de malote?

Para determinar a frequência ideal para a realização do serviço de coleta e entrega de malote, é necessário avaliar uma série de fatores. Aspectos como o tamanho da empresa, o tipo de item transportado e a urgência da movimentação devem ser analisados pelo gestor.

Sendo assim, a frequência do malote irá variar de acordo com as especificidades de seu negócio — podendo ser realizado uma vez por mês, por semana ou, até mesmo, diariamente. Nesse sentido, é importante considerar também o lead time, ou seja, o tempo transcorrido da coleta até a entrega, e o respeito aos prazos acordados com a empresa contratada.

Em resumo, trata-se de um trabalho em conjunto, no qual todas as partes parceiras devem colaborar para que se crie um ciclo eficiente.

O que pode ser transportado por malote?

O serviço de entrega de malote pode atender a diferentes necessidades, transportando vários tipos de itens que devam ser movimentados com frequência entre unidades, clientes e parceiros. Estão nessa lista, documentos, objetos, frascos, insumos, produtos, matérias-primas e demais objetos que tenham um pequeno volume e não sejam perecíveis ou frágeis.

Cabe mencionar que há, porém, determinadas categorias de produtos que, em razão de envolverem exigências específicas, regulamentações e riscos, não podem ser deslocadas por uma empresa de entrega de malote. Estamos falando, por exemplo, de itens químicos e medicamentos.

Quais as boas práticas para garantir a eficiência na entrega de malote?

Como já mencionamos, o serviço de coleta e entrega de malote é realizado pela empresa especializada com o apoio da contratante em vários sentidos. Por isso, algumas práticas são recomendadas para quem utiliza esse modelo de transporte.

É o caso, por exemplo, do cuidado com os produtos. Não há restrição quanto ao transporte de itens frágeis via malote, mas, para evitar avarias, é indispensável que eles estejam devidamente protegidos e adequadamente embalados.

Além de atentar à segurança do que será transportado, para auxiliar na eficiência da movimentação, a organização responsável também precisa cumprir os prazos acordados, assim evita atrasos indesejados. Recomenda-se, ainda, que o acesso do fornecedor parceiro seja facilitado tanto no local de coleta quanto na sua chegada ao destino da entrega.

Por que terceirizar o envio de malote é uma excelente opção?

Algumas corporações optam por realizar essas movimentações com funcionários próprios ou contratar empresas de courier. No entanto, está em andamento uma forte tendência à terceirização dos serviços de coleta e entrega de malote, pois o modelo apresenta uma série de benefícios.

Empresas especializadas em malote, como a IS Entrega, possibilitam o controle e acompanhamento de todo o deslocamento da remessa de forma simplificada, o que não ocorre no caso do transporte expresso. Isso é possível por meio de sistemas de rastreamento em tempo real, que podem ser acessados online e de qualquer lugar pelos clientes.

Além disso, a terceirização da entrega de malote também significa economia de tempo e de recursos para os negócios. Já o gerenciamento interno dessas atividades tende a não ser tão eficaz — por falta de especialização e das ferramentas tecnológicas.

Em suma, a utilização da entrega de malote faz parte do dia a dia das organizações e é fundamental que essa movimentação seja vista sob uma ótica de gestão por uma empresa especializada. Dessa forma, é possível garantir a qualidade das operações internas e, ainda, focar apenas no core business, que é a atividade principal e precisa ser prioridade absoluta em qualquer empreendimento.

Gostou do nosso artigo? Se sua empresa visa modernizar o uso do malote e realizar esse processo com mais eficiência, convidamos você a entrar em contato com um de nossos especialistas e conhecer as nossas soluções. Teremos sempre um serviço sob medida para atender às necessidades e especificidades de seu negócio!

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